HR und Arbeitswelt · Branchen-Briefing

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber aller Größen ihre Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen und digital bereitstellen können. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung entfällt. Betroffen sind neben Abrechnungsdaten auch ergänzende Unterlagen wie Krankenkassenmitgliedsbescheinigungen, Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz, Aufenthaltstitel und weitere sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise. Die elektronische Ablage muss vollständig, revisionssicher, datenschutzkonform und strukturiert erfolgen. Die Deutsche Rentenversicherung verlangt „sprechende Dateinamen" mit maximal 64 Zeichen ohne Umlaute oder Sonderzeichen. Originale unterschriebener Papierdokumente dürfen nach der Digitalisierung derzeit nicht sofort vernichtet werden und müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der nächsten Betriebsprüfung aufbewahrt bleiben. Die Verpflichtung betrifft nur die laufende Dokumentation ab 2027; eine nachträgliche Digitalisierung von Altakten ist nicht zwingend erforderlich. Bei Nichtbeachtung drohen Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen, Schätzungen und Bußgelder.